Privacy

1. Organisatie van verwerkingsverantwoordelijke

de BV ‘HLB Dodémont – Van Impe & Co’, met maatschappelijke zetel: Terhulpsesteenweg 166 – 1170 Brussel en met ondernemingsnummer 0428.148.201 en erkenningsnummer IBR B0013 (hierna verder ‘HLB’ genoemd), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens (hierna verder uw ‘gegevens’) onder de voorwaarden zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

2. Contactgegevens

HLB Dodémont – Van Impe & Co BV,
Maatschappelijke zetel:
Terhulpsesteenweg 166 – 1170 Brussel

Andere vestigingen:
Antwerpen : Berchemstadionstraat 76 bus 9 – 2600 Antwerpen (Berchem),
Luik : Bâtiment L – Quai des Vennes 18-20 – 4020 Liège,
Kortrijk : Nijverheidskaai 3 bus 3 /0002 – 8500 Kortrijk,

Telefoon : +32 2 735 43 25
Fax: +32 2 736 48 17
e-mail: privacy@hlb.be
website: www.hlb.be

3. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

HLB neemt de bescherming van uw gegevens ernstig en neemt alle redelijke passende maatregelen om ervoor te zorgen dat misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw gegevens zoveel mogelijk wordt tegengegaan.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zouden zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via e-mailadres: privacy@hlb.be.

4. Verantwoordelijke Functionaris voor de Gegevensbescherming

Hieronder vindt u de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming, Privanot vzw, die door het kantoor is aangesteld:

– Naam: Privanot vzw
– Postadres: Bergstraat, 30 te 1000 Brussel
– Email: privacy@hlb.be
– Telefoonnummer: 02/500.14.15

5. Persoonsgegevens die wij verwerken: HLB verwerkt uw gegevens, die van uw werknemers, uw vertegenwoordigers en/of uw bestuurders, doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons (hebt) verstrekt.

U verleent HLB daartoe de toestemming overeenkomstig de bepalingen van de algemene voorwaarden van HLB in verband met dergelijke gegevens. U garandeert HLB dat u de nodige toestemmingen hebt bekomen van uw werknemers, uw vertegenwoordigers en/of uw bestuurders om aan HLB die persoonsgegevens over te maken.
Daarnaast worden de persoonsgegevens verwerkt op basis van een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang en om een bestaande overeenkomst te kunnen uitvoeren.

Uw gegevens worden rechtstreeks bij u verzameld, wij kunnen uw gegevens hebben ontvangen via een externe dienstleverancier of wij hebben uw gegevens verzameld via andere officiële bronnen, zoals:

– De Kruispuntbank voor Ondernemingen;
– Het Belgisch Staatsblad en zijn bijlagen;
– De Nationale Bank van België (Balanscentrale);
– Het UBO-register.

6. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij (gebeurlijk) verwerken (basisgegevens)

– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Geboorteplaats
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Gegevens van/op de e-ID (waaronder het Rijksregisternummer)
– IP-adres
– Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie of telefonisch
– Bankrekeningnummer

7. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

HLB verwerkt in het kader van haar activiteiten in principe geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u, waaronder persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst kan blijken en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over klanten die jonger zijn dan 18 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd of wij gebonden zijn door de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen.

We kunnen echter niet steeds controleren of een klant ouder dan 18 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de (online) activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via het e-mailadres: privacy@hlb.be.

8. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

HLB verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

– om de overeenkomst met HLB uit te voeren waarbij u betrokken partij bent of om op uw verzoek, vóór de sluiting van de overeenkomst maatregelen te nemen;
– om te voldoen aan alle toepasselijke regelgeving ter zake in het kader van de opdracht van HLB, waaronder het uitlezen van uw gegevens op uw e-ID;
– ter behartiging van de vitale belangen van u of van een andere natuurlijke persoon;
– voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van HLB of van derden;
– de verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden;
– Het afhandelen van uw (gebeurlijke) betalingen;
– Verzenden van onze nieuwsbrieven en (gebeurlijke) reclameboodschappen;
– U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
– U te informeren over wijzigingen van onze diensten;
– Om u diensten te verstrekken;
– HLB verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze eigen fiscale en/of boekhoudkundige verplichtingen.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

HLB neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

10. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

HLB bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Wij hanteren een bewaartermijn voor uw persoonsgegevens gelijk aan (1) de volledige duurtijd van de overeenkomst met u, inclusief eventuele verlengingen, en tijdens een termijn van 10 jaar na de beëindiging van de overeenkomst, of (2) gedurende de volledige termijn dat HLB of de entiteiten binnen ons netwerk gelijkaardige diensten aanbiedt op de markt als diensten die u van HLB heeft ontvangen of waarvoor u interesse hebt getoond, al naar gelang welke van beide termijnen de langste is.

11. Delen van persoonsgegevens met derden

HLB verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen en bevoegdheden of de overeenkomst met u.

Uw gegevens worden uitsluitend intern bij HLB doorgegeven aan werknemers of aangestelde personen die de gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun taken of aan onze verbonden entiteiten binnen de groep van HLB.

Met derde partijen die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om zoveel mogelijk te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
HLB blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

12. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft principieel het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens door HLB en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de gegevens die wij van u bewaren in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te laten doorsturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar het e-mailadres privacy@hlb.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitskaart met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, kaartnummer en Rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

HLB houdt eraan zo snel mogelijk te reageren, maar binnen de dertig dagen, op uw verzoek.

U dient wel voor ogen te houden dat HLB eventueel niet verplicht zal zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdraging. Dit omwille van onze wettelijke verplichtingen.

13. Een klacht indienen

HLB wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthoudende autoriteit. Dat kan via de volgende contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

1. Organisatie van verwerkingsverantwoordelijke

de BV ‘HLB Legal Services’, met maatschappelijke zetel: Terhulpsesteenweg 166 – 1170 Brussel en met ondernemingsnummer 0400.637.318 en erkenningsnummer ITAA 50.507.088 (hierna verder ‘HLB’ genoemd), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens (hierna verder uw ‘gegevens’) onder de voorwaarden zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

2. Contactgegevens

HLB Legal Services BV,
Maatschappelijke zetel:
Terhulpsesteenweg 166 – 1170 Brussel

Telefoon : +32 2 735 43 25
Fax: +32 2 736 48 17
e-mail: privacy@hlb.be
website: www.hlb.be

3. Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

HLB neemt de bescherming van uw gegevens ernstig en neemt alle redelijke passende maatregelen om ervoor te zorgen dat misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw gegevens zoveel mogelijk wordt tegengegaan.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zouden zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via e-mailadres: privacy@hlb.be.

4. Verantwoordelijke Functionaris voor de Gegevensbescherming

Hieronder vindt u de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming, Privanot vzw, die door het kantoor is aangesteld:

– Naam: Privanot vzw
– Postadres: Bergstraat, 30 te 1000 Brussel
– Email: privacy@hlb.be
– Telefoonnummer: 02/500.14.15

5. Persoonsgegevens die wij verwerken: HLB verwerkt uw gegevens, die van uw werknemers, uw vertegenwoordigers en/of uw bestuurders, doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons (hebt) verstrekt.

U verleent HLB daartoe de toestemming overeenkomstig de bepalingen van de algemene voorwaarden van HLB in verband met dergelijke gegevens. U garandeert HLB dat u de nodige toestemmingen hebt bekomen van uw werknemers, uw vertegenwoordigers en/of uw bestuurders om aan HLB die persoonsgegevens over te maken.
Daarnaast worden de persoonsgegevens verwerkt op basis van een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang en om een bestaande overeenkomst te kunnen uitvoeren.

Uw gegevens worden rechtstreeks bij u verzameld, wij kunnen uw gegevens hebben ontvangen via een externe dienstleverancier of wij hebben uw gegevens verzameld via andere officiële bronnen, zoals:

– De Kruispuntbank voor Ondernemingen;
– Het Belgisch Staatsblad en zijn bijlagen;
– De Nationale Bank van België (Balanscentrale);
– Het UBO-register.

6. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij (gebeurlijk) verwerken (basisgegevens)

– Voor- en achternaam
– Geslacht
– Geboortedatum
– Geboorteplaats
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Gegevens van/op de e-ID (waaronder het Rijksregisternummer)
– IP-adres
– Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld in correspondentie of telefonisch
– Bankrekeningnummer

7. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

HLB verwerkt in het kader van haar activiteiten in principe geen bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u, waaronder persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst kan blijken en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.

Wij hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over klanten die jonger zijn dan 18 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd of wij gebonden zijn door de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen.

We kunnen echter niet steeds controleren of een klant ouder dan 18 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de (online) activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via het e-mailadres: privacy@hlb.be.

8. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

HLB verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

– om de overeenkomst met HLB uit te voeren waarbij u betrokken partij bent of om op uw verzoek, vóór de sluiting van de overeenkomst maatregelen te nemen;
– om te voldoen aan alle toepasselijke regelgeving ter zake in het kader van de opdracht van HLB, waaronder het uitlezen van uw gegevens op uw e-ID;
– ter behartiging van de vitale belangen van u of van een andere natuurlijke persoon;
– voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van HLB of van derden;
– de verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden;
– Het afhandelen van uw (gebeurlijke) betalingen;
– Verzenden van onze nieuwsbrieven en (gebeurlijke) reclameboodschappen;
– U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
– U te informeren over wijzigingen van onze diensten;
– Om u diensten te verstrekken;
– HLB verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens die wij nodig hebben voor onze eigen fiscale en/of boekhoudkundige verplichtingen.

9. Geautomatiseerde besluitvorming

HLB neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen.

10. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

HLB bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.

Wij hanteren een bewaartermijn voor uw persoonsgegevens gelijk aan (1) de volledige duurtijd van de overeenkomst met u, inclusief eventuele verlengingen, en tijdens een termijn van 10 jaar na de beëindiging van de overeenkomst, of (2) gedurende de volledige termijn dat HLB of de entiteiten binnen ons netwerk gelijkaardige diensten aanbiedt op de markt als diensten die u van HLB heeft ontvangen of waarvoor u interesse hebt getoond, al naar gelang welke van beide termijnen de langste is.

11. Delen van persoonsgegevens met derden

HLB verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen en bevoegdheden of de overeenkomst met u.

Uw gegevens worden uitsluitend intern bij HLB doorgegeven aan werknemers of aangestelde personen die de gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun taken of aan onze verbonden entiteiten binnen de groep van HLB.

Met derde partijen die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om zoveel mogelijk te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
HLB blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

12. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft principieel het recht om uw gegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens door HLB en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de gegevens die wij van u bewaren in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te laten doorsturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar het e-mailadres privacy@hlb.be.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitskaart met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, kaartnummer en Rijksregisternummer zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.

HLB houdt eraan zo snel mogelijk te reageren, maar binnen de dertig dagen, op uw verzoek.

U dient wel voor ogen te houden dat HLB eventueel niet verplicht zal zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdraging. Dit omwille van onze wettelijke verplichtingen.

13. Een klacht indienen

HLB wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthoudende autoriteit. Dat kan via de volgende contactgegevens:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be