Back to Top

Uw factuur onder de loep! - 05/07/2017

Als ondernemer komt u waarschijnlijk dagelijks in aanraking met het uitreiken en ontvangen van facturen. Op het eerste zicht lijkt de factuur een officiële uitnodiging tot betaling voor u of voor uw klant. Naast deze logische formaliteit, verhult de factuur nog heel wat andere consequenties!

In de praktijk merken we bijvoorbeeld dat de vormvoorwaarden en de implicaties op btw-vlak wel eens een miskend gegeven durven zijn.

1. Moet ik factureren?

Ik verkoop aan ondernemingen/zelfstandigen

Verkoopt U goederen of worden er diensten verleend, andere dan degene die zijn vrijgesteld (vb. onroerende verhuur zonder toepassing van btw) , aan een belastingplichtige of niet-belastingplichtig rechtspersoon, dan moet u altijd een factuur uitreiken.

Ik verkoop aan particulieren

Principieel hoeft er aan particulieren geen factuur te worden overhandigd. Het staat u hoegenaamd vrij om ten allen tijde een dergelijk stuk uit te reiken.

Naast dit basisprincipe bestaan, een resem uitzonderingen waarin een factuur wél vereist is. Zo is facturatie in volgende gevallen altijd verplicht:

- Nieuwe of tweedehands voertuigen;
- Jachten of plezierboten;
- Vliegtuigen;
- Levering van nieuwe gebouwen;
- Werken in onroerende staat;
- Verkopen op afbetaling;
- Levering door fabrikanten of grossiers;
- Etc.

2. Hoe lang kan ik wachten om te factureren?

Als U door tijdsgebrek niet aan factureren zou toekomen, fungeert de btw-wetgeving nog altijd als drukmiddel. Ten laatste op de vijftiende dag van de maand volgend op het moment waarop de btw opeisbaar wordt, moet u ten laatste een factuur aan de tegenpartij overmaken. Voert u een zogenaamde vrijgestelde intracommunautaire levering uit, dan is dit de vijftiende dag van de maand volgend op die levering.

Ter herinnering opeisbaarheid betekent dat de btw op de transactie verschuldigd wordt en moet aangegeven in de aangifte over de periode waarin de btw opeisbaar wordt.

Bent u toch te laat, dan bestaat de kans dat de administratie u een boete oplegt. De boetes voor laattijdige aangiftes schommelen bij de eerste overtreding tussen 50 EUR en 500 EUR per stuk. Bij een tweede overtreding schommelt de boete tussen 125 EUR en 1250 EUR per stuk. Bij verdere overtredingen kan een sanctie tussen 250 EUR en 5000 EUR per stuk worden opgelegd.

3. Hoe moet mijn factuur eruit zien?

a. Verplichte vermeldingen

Voor btw-doeleinden moeten heel wat elementen verplicht op de factuur, zoals:

- Factuurdatum en een uniek volgnummer;
- Uw volledige identiteit (naam, btw-nummer, adres, etc.);
- De volledige identiteit van de factuurontvanger;
- Datum van het belastbaar feit;
- Gegevens noodzakelijk om de aard van de (belastbare) handeling vast te stellen;
- Per tarief of per vrijstelling de maatstaf van heffing en de eenheidsprijs exclusief btw;
- Prijskortingen, rabatten, als ze niet tot de eenheidsprijs behoren;
- Tarieven van de verschuldigde btw;
- Het totaalbedrag van de factuur (inclusief btw);
- Bijzondere vermeldingen (e.g. “btw verlegd”);
- Verwijzing naar een vroeger uitgereikt stuk (e.g. offerte);
- Etc.

b. Taalvereisten

U stelt uw factuur op in de taal waar u gevestigd bent. Bent u in Vlaanderen gevestigd, dan factureert u in het Nederlands. Bent U in Wallonië gevestigd, factureert u in het Frans (eventueel Duits voor de Oostkantons). In Brussel kan er worden gekozen tussen Nederlands en Frans.

Voor praktische doeleinden kan er natuurlijk een vertaling in eender welke taal aan de klant worden verstuurd, maar het origineel moet in één van bovenstaande talen.

c. Aantal exemplaren

U stelt altijd twee facturen op, 1 voor uw boekhouding en 1 voor de klant.

d. Elektronisch factureren (van pdf tot e-ff )

U wenst uw papierstapel te reduceren en/of draagt de natuur een warm hart toe, dan kunt u ervoor opteren om elektronisch te factureren. Alle voorwaarden voor “een gewone factuur” zijn eveneens van toepassing op een elektronische factuur.

Een tweede – niet onbelangrijk – voordeel van de elektronische factuur, bestaat in het feit dat er binnen onze HLB-kantoren boekhoudsoftwares beschikbaar zijn die dergelijke facturen quasi-automatisch in de boekhouding “klaarzetten” en de verwerkingshandelingen faciliteren. Het staat daarenboven zo goed als vast dat papieren facturen volledig zullen verdwijnen. Wij raden u dan ook aan om zo snel mogelijk met ons mee op de digitale trein te springen.

e. Bewaring van facturen

De btw-wetgeving schrijft voor dat de ontvangen en uitgereikte facturen gedurende zeven jaar, vanaf de eerste januari volgend op de uitreiking, moeten worden bijgehouden.

f. Factuurvoorwaarden

Wenst u enkele voorwaarden aan de geleverde handelingen of de factuur te koppelen, kunt u er altijd voor opteren om (meestal op de achterzijde) voorwaarden aan het document toe te voegen. HLB kan U evident helpen bij het opstellen van de factuur en betaalvoorwaarden.

Hebt u vragen over de juistheid van uw uitgereikte of ontvangen facturen? Leeft bij u de twijfel aan wie u hoeft te factureren? Bent u geïnteresseerd in de voordelen van elektronische of ingescande facturen? … aarzel dan niet om HLB te contacteren!