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Registre UBO : report du délai jusqu’au 31 mars 2019 - 11/12/2018

Dans le cadre de la loi anti-blanchiment, le registre UBO a été crée en Belgique. L’Arrêté Royal d’exécution du 30 juillet 2018 avec entrée en vigueur le 31 octobre 2018 règle les modalités d’exécution du registre UBO (« Ultimate Beneficial Owners »).

Le délai du 30 novembre 2018 prévu initialement pour communiquer au SPF Finances les renseignements en vue de leur inscription dans le registre UBO est reporté au 31 mars 2019.

Le registre UBO est une banque de données centralisée à laquelle des informations concernant l’identité des bénéficiaires effectifs (ou UBO) des entités visées doivent être transmises.

Les entités soumises à l’obligation de transmission d’informations sont les sociétés, les associations, les fondations, les trusts et les entités juridiques similaires.

En ce qui concerne les sociétés, les bénéficiaires effectifs sont les personnes suivantes :

-    les personnes qui possèdent directement et indirectement plus de 25% des droits de vote ou plus de 25% du capital de la société ;
-    Si aucune des personnes susmentionnées ne peut être identifiée l’obligation consiste à désigner comme bénéficiaire effectif les personnes physiques ayant un pouvoir de contrôle via d’autres moyens ;
-    Si aucune des personnes visées ci-dessus n’a été identifiée, l’obligation consiste à désigner comme bénéficiaire effectif la  personne physique qui exerce la fonction de dirigeant principal.

Le bénéficiaire effectif doit également être renseigné en cas de contrôle indirect (par exemple, via une structure intermédiaire).

Pour chaque bénéficiaire effectif, il y a lieu de communiquer différents renseignements (nom, prénom, date de naissance, nationalité, numéro national ou numéro d’entreprise ou numéro d’identification similaire, adresse de séjour, date à laquelle la personne concernée est devenue bénéficiaire effectif). Il y a lieu également de transmettre des documents annexes (e.a. copie de la carte d’identité ou passeport de l' UBO, l’acte de constitution, les statuts, et le registre des actionnaires de la société). En outre, il y a également lieu de renseigner la catégorie à laquelle l’UBO appartient et s’il appartient à plusieurs catégories, l’UBO doit être mentionné pour chaque catégorie.

L’accès au registre UBO est réglé comme suit :

-    Les autorités compétentes, les sociétés et les personnes physiques qui ont besoin de ces informations pour satisfaire aux obligations dans le cadre de la surveillance envers leurs clients, ont toujours un droit d’accès complet au registre UBO ;
-    Chaque personne physique peut obtenir un accès limité moyennant le paiement d’un remboursement de frais administratifs.

Vous pouvez consulter l’application via le portail MyMinfin via l’hyperlien suivant :

https://financien.belgium.be/fr/E-services/ubo-register

Un premier enregistrement au registre devra avoir lieu pour les entités redevables de l’obligation d’information au plus tard le 31 mars 2019 ; une mise à jour du registre UBO devra être effectuée au moins une fois l’an et, en cas de modification de la structure UBO celle-ci devra être renseignée au registre UBO endéans le mois de la modification.

S’il n’est pas satisfait aux obligations d’enregistrement des amendes administratives, allant de 250 euros au minimum et de 50.000 euros au maximum, peuvent être infligées.

Vue que la date limite du 31 mars 2019 approche, il est important de s’y prendre à temps afin de rassembler les renseignements nécessaires en vue de compléter le registre UBO.

Ensuite, il est à conseiller de mettre en place les procédures internes qui vous  permettront de mettre à jour les données et de transmettre dans les délais les modifications de bénéficiaires effectifs. Votre personne de contact HLB se fera un plaisir de vous assister.