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Déclaration sur la protection de la vie privée

1. Organisation du responsable du traitement

la SCRL ‘HLB ANTWERPSE FIDUCIA’, siège social : Roderveldlaan 3 – 2600 Berchem et avec comme numéro d’entreprise 0430.720.085 et numéro d’agréation IAB 221011-3N 87 (ci-après ‘HLB’), est responsable pour le traitement des données personnelles (ci après vos ‘données’) aux conditions telles que figurant dans la présente déclaration sur la protection de la vie privée. 

2. Données de contact

HLB ANTWERPSE FIDUCIA SCR,

siège social :
Roderveldlaan 3 – 2600 Berchem
Téléphone : +32 3 229 27 40
Fax : +32 3 232 98 85
e-mail : info@hlb.be
site internet : www.hlb.be

3. Comment nous protégeons les données à caractère personnel

HLB prend très au sérieux la protection de vos données et prend toutes les mesures appropriées raisonnables afin de veiller à éviter autant que possible l’abus, la perte, l’accès non autorisé, la publication non désirée et les modifications illicites de vos données.  

Si vous avez l’impression que vos données ne sont pas suffisamment protégées ou qu’il existe des indications d’abus, veuillez prendre contact avec notre service clientèle ou via l’adresse e-mail : privacy@hlb.be.

4. Délégué à la protection des données

Données de contact : privacy@hlb.be

5. Données à caractère personnel que nous traitons

HLB traite vos données, celles de vos employés, de vos représentants et/ou celles de vos administrateurs du fait que vous faites usage de nos services et/ou que vous nous les fournissez ou les avez fournies vous-même. 

Vous accordez l’autorisation à HLB à cet effet, conformément aux dispositions des conditions générales de HLB relatives à de telles données. Vous garantissez à HLB que vous avez obtenu les autorisations nécessaires de vos employés, de vos représentants et/ou de vos administrateurs afin de communiquer ces données personnelles à HLB. 

Il se peut que nous ayons obtenu vos données directement d’un prestataire de services externe.

6. Vous trouvez ci-dessous un aperçu des données à caractère personnel que nous traitons (le cas échéant)

  • Nom et prénom
  • Sexe 
  • Date de naissance 
  • Lieu de naissance 
  • Adresse 
  • Numéro de téléphone 
  • Adresse électronique
  • Données de /sur l’e-ID
  • Adresse IP
  • Autres données à caractère personnel que vous nous fournissez activement, par exemple par courrier ou par téléphone 
  • Coordonnées 
  • Numéro de compte bancaire 

7. Données à caractère personnel spéciales et/ou sensibles que nous traitons

Dans le cadre de ses activités HLB ne traite en principe aucune donnée à caractère personnel spécial et/ou sensible de vous, dont les données personnelles dont peuvent apparaître la race ou l’origine ethnique, et le traitement de données génétiques, de données biométriques en vue d’une identification unique d’une personne, ou des données sur la santé, ou des données sur le comportement sexuel ou sur les préférences sexuelles d’une personne.

Nous n’avons nullement l’intention de recueillir des données sur les clients âgés de moins de 16 ans. Sauf autorisation des parents ou du tuteur, nous sommes tenus de respecter nos obligations légales. 

Nous ne sommes toutefois pas toujours en mesure de contrôler si un client a plus de 16 ans. Nous conseillons dès lors aux parents de surveiller les activités (en ligne) de leurs enfants afin d’éviter que des données soient recueillies sur des enfants sans l’accord parental. 

Si vous êtes persuadé que nous avons recueilli ces données à caractère personnel d’un mineur sans cet accord, merci de nous contacter via l’adresse e-mail : privacy@hlb.be.

8. Dans quel but et sur quelle base nous traitons les données à caractère personnel

HLB traite vos données à caractère personnel aux fins suivantes : 

  • afin d’exécuter le contrat avec HLB dans lequel vous constituez une partie impliquée, ou afin de prendre, à votre demande, des mesures avant la conclusion d’un contrat ; 
  • afin de satisfaire à toute la législation applicable en la matière dans le cadre de la tâche de HLB, dont la lecture de vos données sur votre e-ID ;
  • afin de défendre les intérêts vitaux de vous ou d’une autre personne physique ; 
  • afin de défendre les intérêts justifiés de HLB ou de tiers, dont les institutions financières, les autorités publiques ou les compagnies d’assurance ;  
  • pour le traitement en vue de l’archivage dans l’intérêt général, pour la recherche scientifique ou historique ou à des fins de statistiques ; 
  • pour le traitement de vos paiements (le cas échéant) ; 
  • pour l’envoi de nos lettres informatives et de nos messages publicitaires éventuels ; 
  • afin de pouvoir vous appeler ou de vous contacter par e-mail lorsque ceci est nécessaire pour exécuter nos services ; 
  • afin de vous informer au sujet de changements dans nos services ; 
  • afin de vous fournir des services ; 
  • HLB traite aussi des données à caractère personnel lorsque nous y sommes contraints par la loi, dont les données dont nous avons besoin pour nos propres obligations fiscales et/ou comptables. 

9. Prises de décisions automatisées

HLB ne prend pas de décisions sur une base automatisée sur des affaires qui pourraient avoir des conséquences (considérables) pour des personnes. 

10. Pendant combien de temps conservons-nous vos données ?

HLB ne conserve pas vos données à caractère personnel plus longtemps que strictement nécessaire afin de réaliser les objectifs pour lesquels vos données ont été recueillies. 

Nous appliquons une durée de conservation pour vos données à caractère personnel égal à (1) la durée totale du contrat avec vous, y compris les éventuelles prolongations, et pendant une durée de 10 années après la fin du contrat, ou (2) pour la durée complète pendant laquelle HLB ou les entités au sein de notre réseau propose(nt) des services sur le marché similaires à ceux que vous avez obtenus de HLB ou pour lesquels vous avez montré un intérêt, et ce pour la durée qui est le plus long des deux. 

11. Partage de données à caractère personnel avec des tiers

HLB ne vend pas vos données à des tiers et il ne les communique que si cela est nécessaire pour l’exécution de nos obligations et compétences légales et du contrat avec vous. 

Vos données sont exclusivement transmises de manière interne par HLB aux collaborateurs et aux personnes désignées qui ont besoin de ces données dans l’exercice de leurs tâches, ou à nos entités apparentées au sein du groupe de HLB.  

Avec les tierces parties qui traitent vos données sur notre demande, nous concluons un contrat de traitement afin de veiller autant que possible à ce qu’elles appliquent un même niveau de protection et de discrétion pour vos données. 

HLB demeure responsable de ces traitements. 

12. Consulter, adapter ou effacer des données

Vous disposez en principe du droit de consulter, de corriger ou d’effacer vos données. Vous avez en outre le droit de retirer votre éventuel accord pour le traitement de vos données, ou de vous opposer au traitement de vos données par HLB et vous avez le droit de transfert des données. Ceci signifie que vous pouvez nous soumettre la demande afin de faire transférer les données que nous conservons de vous dans un fichier informatique à vous ou à une autre organisation désignée par vous. 

Vous pouvez adresser votre demande de consultation, de correction, d’effacement, de transfert de vos données à caractère personnel, ou votre demande de retrait de votre autorisation ou votre opposition au traitement de vos données à caractère personnel, à l’adresse e-mail privacy@hlb.be.

Afin d’être certains que la demande de consultation provient bel et bien de vous, nous vous demandons de joindre à votre demande une copie de votre pièce d’identité. Noircissez sur cette copie votre photo d’identité, la MRZ (Machine Readable Zone, la bande comportant des chiffres au bas de la pièce d’identité), le numéro de la pièce d’identité et votre numéro d’identification personnel. Ceci dans un souci de protéger votre vie privée.

HLB tient à réagir au plus vite, mais dans les trente jours, à votre demande. 

Gardez toutefois à l’esprit qu’éventuellement HLB ne sera pas dans l’obligation de donner suite à votre demande de consultation, de correction, d’effacement ou de transfert. Ce en raison de nos obligations légales ou pour l’exercice justifié du droit à la liberté d’expression et/ou d’information. 

Vous retrouverez vos différents droits et les exceptions à partir de l’article 13 du Règlement Général sur la Protection des Données. 

13. Déposer une plainte

HLB tient également à porter à votre attention le fait que vous avez le droit de porter plainte auprès de l’autorité de contrôle nationale. Cela est possible via les données de contact suivantes : 

L’autorité belge pour la protection des données (‘Commission pour la Protection de la Vie Privée’)
Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
commission(at)privacycommission.be